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Si anuncias con formularios instantáneos de Meta (los anuncios de Facebook o Instagram donde la persona deja sus datos sin salir de la app), esos leads se quedan en Meta. Con Zapier puedes mandarlos solos a Relevant: cada persona que llena el formulario aparece en el embudo y la etapa que elijas, con un origen propio para que sepas de dónde vino. Lo mismo sirve para cualquier otra app que Zapier soporte, como Typeform, Google Forms o Calendly.

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¿Formulario o clic a WhatsApp?

Meta tiene dos tipos de anuncio para conseguir leads, y entran a Relevant de forma distinta:
  • Clic a WhatsApp. La persona toca el botón del anuncio y te escribe. Entra sola a Relevant, con origen WhatsApp Ads, y la conversación ya está abierta: tu equipo, o la IA si la tienes encendida, le contesta como a cualquier chat. No hay nada que conectar.
  • Formulario instantáneo. La persona deja sus datos en Meta y no te escribe. Para traerla a Relevant necesitas el Zap de este artículo, y el primer mensaje lo mandas tú, a mano o con una automatización, con un Mensaje aprobado por Meta, porque no hay conversación abierta. Más abajo te explicamos cómo.

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Antes de empezar

  • Cualquier plan de Relevant. Recibir leads por la API está en todos los planes y no gasta mensajes de tu plan.
  • Rol de Owner o Admin en Relevant, para crear la llave.
  • Un plan de pago de Zapier. Webhooks by Zapier, la acción que manda los leads a Relevant, no está en el plan gratuito de Zapier.
  • Para Meta: una cuenta de Facebook que administre la página del anuncio, y un formulario que pida el nombre completo y el teléfono. Relevant registra un lead solo si trae los dos.
  • El embudo y la etapa donde quieres que caigan. Te recomendamos una etapa solo para estos leads (por ejemplo “Formulario Meta”); más abajo te explicamos por qué. Si todavía no existe, agrégala en Configurar Embudo con Agregar Etapa.

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Paso 1: crea la llave en Relevant

La llave es la contraseña con la que Zapier se identifica ante Relevant. También decide a qué embudo y etapa llegan los leads y con qué origen.
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Abre Nueva llave

Ve a Ajustes, sección API, en el grupo Admin Center. En la tarjeta API de leads haz clic en Nueva llave; se abre la ventana Nueva llave de API.
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Ponle nombre

En Nombre escribe algo que la identifique, por ejemplo “Formularios de Meta (Zapier)”.
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Elige embudo y etapa

En Embudo destino elige el embudo, y en Etapa destino, la etapa donde quieres que caigan estos leads. No dejes Sin embudo (solo contacto): con esa opción Relevant guarda solo el contacto, sin lead ni tarjeta en el tablero, y aun así responde que todo salió bien, así que en Zapier la prueba se ve exitosa.
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Nombra el origen

En Origen de los leads escribe “Formulario Meta” y elige un color. Con ese nombre los reconoces en Contactos y en el tablero, y también en Atribución si tu plan es Pro o Ultra.
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Crea y guarda la llave

Haz clic en Crear llave. En la ventana Guarda tu llave ahora, cópiala con el botón de copiar y guárdala en un lugar seguro antes de cerrar con Ya la guardé. Es la única vez que se muestra completa: si la pierdes, revócala y crea otra.
La llave es una contraseña. No compartas capturas donde se vea, por ejemplo la del paso de Headers en Zapier. Si se expone, crea otra, ponla en el Zap y revoca la anterior con Revocar, en su fila de API de leads: deja de funcionar al instante.
Usa una llave por fuente. Si además traes leads de Typeform o de otra app, crea otra llave con su propio origen: así ves cada fuente por separado y puedes revocar una sin afectar a las demás. Todo sobre las llaves, en Conecta tu sistema a Relevant.

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Paso 2: el disparador en Zapier

Crea un Zap nuevo en Zapier. Los nombres de este paso y del siguiente son los que muestra Zapier.
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Elige Facebook Lead Ads

Como disparador (trigger), elige la app Facebook Lead Ads y el evento New Lead.
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Conecta tu cuenta de Facebook

Conecta una cuenta de Facebook que administre la página donde corre el anuncio.
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Elige página y formulario

Elige la página y el formulario del anuncio. Revisa que el formulario pida el nombre completo y el teléfono.
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Prueba el disparador

Zapier trae un lead del formulario para usarlo en el paso siguiente. Si es un lead de prueba de Meta, sus datos son falsos: en Probar sin sorpresas te decimos cómo probar con él.
Webhooks by Zapier no va en el disparador. Como disparador, Zapier te ofrece Catch Hook, Catch Raw Hook y Retrieve Poll: sirven para que Zapier reciba datos de otro sistema o consulte una dirección, no para traer tus leads de Meta. El disparador es Facebook Lead Ads; Webhooks by Zapier va en el paso 3, como acción.
Si Zapier no te muestra tu página o tu formulario, a la cuenta de Facebook probablemente le faltan permisos sobre la página o sobre sus leads. La ayuda de Zapier sobre Facebook Lead Ads explica cuáles hacen falta.

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Paso 3: la acción que manda el lead a Relevant

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Agrega Webhooks by Zapier

Agrega un paso de acción con la app Webhooks by Zapier y el evento POST.
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Dirección y formato

En URL pega https://app.relevantleads.io/api/v1/leads; es la misma para todas las cuentas. En Payload Type elige json. Deja Wrap Request In Array en No: Relevant recibe un lead por envío.
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Los datos del lead

En Data agrega una fila por campo. A la izquierda va el nombre del campo, escrito tal cual; a la derecha, el dato que eliges del lead de Facebook o un texto fijo.
  • name (obligatorio): el nombre completo del lead.
  • phone (obligatorio): su teléfono.
  • email: su correo.
  • external_id: el ID del lead que manda Facebook. Con él, si Zapier reintenta un envío, Relevant reconoce al lead y no lo duplica.
  • utm_source: el campo Platform del lead, que dice si vino de Facebook (fb) o de Instagram (ig).
  • utm_medium: un texto fijo, por ejemplo formulario.
  • utm_campaign: el nombre de tu campaña, escrito a mano o tomado del lead si Zapier lo trae.
Si tu formulario no pide el nombre completo, en Zapier ese dato aparece como “No data” y Relevant rechaza todos los leads reales, porque name es obligatorio. Agrega la pregunta de nombre completo al formulario, junta en name el nombre y el apellido (los dos datos, con un espacio en medio) o escribe un texto fijo.
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El encabezado con tu llave

En Headers agrega una fila: a la izquierda Authorization; a la derecha, la palabra Bearer, un espacio y tu llave completa (empieza con rk_live_).

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Probar sin sorpresas

Al probar el paso 3, Zapier manda el lead a Relevant de verdad. La respuesta de Relevant trae los datos del lead: el código es 201 cuando crea algo nuevo (el contacto o su lead) y 200 cuando la persona y su lead ya existían. Esto es lo que conviene saber antes:
  • Los leads de prueba de Meta traen datos falsos. El teléfono llega como texto (“test lead: dummy data…”), no como número, y Relevant responde 422 porque phone no tiene entre 10 y 15 dígitos. Para probar, en la fila phone de Data escribe a mano un teléfono real que no esté en tus contactos. Si la respuesta marca otro campo, haz lo mismo con ese.
  • Revisa que deal_id traiga un valor. Si viene null, Relevant solo guardó el contacto: la llave no tiene embudo destino. En Ajustes, sección API, haz clic en Editar en la fila de la llave, elige Embudo destino y Etapa destino y haz clic en Guardar cambios. La llave sigue siendo la misma, así que en Zapier no cambias nada.
  • Si la prueba falla, abre en Zapier la pestaña Troubleshoot del paso: ahí está la respuesta de Relevant. En los errores de datos trae fields, que dice qué campo falló y qué pide. Los códigos están en las preguntas frecuentes de abajo.
  • Cada prueba repetida usa el mismo lead de Facebook, con el mismo external_id. Relevant reconoce ese contacto y lo reutiliza: actualiza el nombre y el correo, pero no el teléfono. Si quieres probar con otro teléfono, antes borra el contacto de prueba (ver el paso 4).
Antes de publicar el Zap, regresa phone al teléfono del lead de Facebook, y cualquier otro campo que hayas escrito a mano. Si lo dejas con el número de la prueba, todos los leads reales llegan con ese teléfono y Relevant los junta en un mismo contacto.

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Paso 4: revisa en Relevant y publica el Zap

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Busca el lead de prueba

En Contactos, la columna Origen del lead de prueba debe mostrar el origen de tu llave, y su tarjeta debe estar en el embudo y la etapa que elegiste. En Ajustes → API, la llave ya muestra la fecha en Último uso.
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Borra el contacto de prueba

Bórralo al terminar, y también entre una prueba y otra: en su fila de Contactos, abre el menú de la fila (los tres puntos), elige Eliminar contacto y confirma con Eliminar. Solo Owner y Admin tienen esa opción. Borra a la persona con todos sus leads, mensajes, notas y tareas, y no hay papelera.
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Regresa los datos de prueba

En el paso 3 del Zap, regresa phone, y lo que hayas escrito a mano para probar, al dato del lead de Facebook.
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Publica el Zap

En Zapier, publica el Zap. Desde ese momento, cada lead nuevo del formulario entra solo a Relevant.
Antes de borrar, revisa la respuesta de la prueba en Zapier. Si created_contact dice false, Relevant usó un contacto que ya existía. Si es el de tu prueba anterior (el mismo lead de Facebook), bórralo sin problema. Si es una persona real, porque el teléfono que escribiste coincide con el de uno de tus contactos, no lo borres: te llevarías su historial.

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Nadie le escribe solo: cómo contactar a estos leads

El lead entra a Relevant, pero nadie le escribe en automático. Esa persona llenó un formulario; no te mandó un WhatsApp. No hay conversación ni ventana de 24 horas abierta, y la IA no le contesta: la IA responde cuando el lead escribe, no escribe primero. Con la ventana cerrada, WhatsApp solo deja mandar Mensajes aprobados por Meta (La ventana de 24 horas). Tienes dos caminos:
  • Que alguien de tu equipo lo contacte. En su chat, como nunca te ha escrito, en lugar del campo de texto verás tus Mensajes aprobados: eliges uno y lo mandas con Enviar mensaje. Si usas auto-asignación, cada lead le llega a alguien de tu equipo como cualquier otro.
  • Una automatización que le mande un Mensaje aprobado. En Automatizaciones, crea una con el disparador Nuevo lead en etapa (el embudo y la etapa de tu llave) y la acción Enviar plantilla con un Mensaje aprobado. El mensaje sale en los dos minutos siguientes a que entra el lead. Cada Mensaje entregado cuesta $1.20 MXN aparte de tu plan, como una difusión; si WhatsApp no lo entrega, no se cobra. Cómo se arma, en Automatizaciones.
Dale a estos leads una etapa propia. Nuevo lead en etapa se dispara con cualquier lead que llegue a esa etapa, venga de donde venga. Si la automatización escucha la etapa donde también caen los leads que te escriben por WhatsApp, a ellos también les manda el Mensaje, y también se cobra.
Cuando el lead contesta, se abre la ventana de 24 horas y la conversación sigue como cualquier otra: tu equipo le escribe libremente y la IA le contesta si está encendida en ese embudo y en esa etapa (Cómo la IA responde automáticamente).

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Otras apps: Typeform, Google Forms, Calendly y más

El paso 3 es igual para cualquier app que Zapier soporte; solo cambia el paso 2. En lugar de Facebook Lead Ads, elige el disparador de esa app que avise de una respuesta o un registro nuevo. Toma en cuenta:
  • La app tiene que pedir el nombre y el teléfono; sin ellos, Relevant rechaza el envío.
  • En external_id usa el identificador que esa app le da a cada respuesta, y en utm_source, el nombre de la app.
  • Crea una llave aparte para cada app, con su propio origen (“Typeform”, “Calendly”).
  • De Calendly u otra agenda entra la persona que agendó, no la cita: la cita no aparece en Relevant.

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Preguntas frecuentes

En Zapier, la pestaña Troubleshoot del paso muestra la respuesta de Relevant. El código dice qué pasó:
  • 401 (unauthorized): la llave no llegó bien. Revisa que el encabezado se llame Authorization y que su valor sea Bearer, un espacio y la llave completa. Si revocaste la llave, crea otra.
  • 400 (invalid_json): Relevant no recibió un JSON. Revisa que Payload Type sea json y que Wrap Request In Array esté en No.
  • 422 (validation_error): falta un dato o no tiene el formato correcto, y fields dice cuál. Lo más común es phone: Relevant pide 10 dígitos con lada o el número con código de país (hasta 15 dígitos), y con un lead de prueba de Meta pasa siempre (ver Probar sin sorpresas). Si marca name, revisa que el formulario pida el nombre completo.
  • 422 (blocked): ese número está bloqueado en tu cuenta. Se desbloquea en Ajustes → WhatsApp, pestaña Bloqueados.
Todos los errores, en la Referencia de la API.
Relevant la reconoce por el external_id o, si no coincide, por los últimos 10 dígitos del teléfono, y usa su mismo contacto: actualiza su nombre y su correo con lo que llegó del formulario, y conserva su teléfono y el origen con el que llegó la primera vez. Si ya tiene un lead abierto en el embudo de la llave, no crea otro; si no, le crea uno en ese embudo.
No. Relevant reconoce al lead por el external_id (o por el teléfono) y, mientras su lead siga abierto en ese embudo, responde con el mismo deal_id en lugar de crear otro.
Sí. Lo que aparece como Próximamente en Ajustes → Integraciones es la app de Relevant dentro de Zapier, que todavía no existe. Este camino no la necesita: usa Webhooks by Zapier y la API de leads de Relevant, que funciona hoy en todos los planes.
En Relevant, recibir los leads no cuesta: la API de leads está en todos los planes y no gasta mensajes. Lo que se cobra es lo que les mandes: el Mensaje de una automatización cuesta $1.20 MXN por entrega, y lo que mande tu equipo desde el chat cuenta como un mensaje enviado de tu plan (Planes, mensajes y excedentes). En Zapier necesitas un plan de pago.
Si quieres el detalle técnico, está en la Referencia de la API; todo sobre las llaves y los orígenes, en Conecta tu sistema a Relevant.
¿Necesitas ayuda? Escríbenos a soporte@relevantleads.io y con gusto te apoyamos.