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Una automatización es una regla que Relevant ejecuta sola: cuando pasa algo con un lead (llega a una etapa, sube de puntuación, alguien le pone una etiqueta, tu sistema avisa que pagó, vuelve a escribir después de que lo diste por perdido), Relevant hace lo que tú le dejaste indicado (lo mueve de etapa, lo etiqueta, lo asigna a alguien, lo marca como ganado o perdido). Sirve para que las tareas repetitivas del embudo no dependan de que alguien se acuerde de hacerlas.
Esta sección antes se llamaba Handovers. Es la misma herramienta con nombre nuevo; por eso la dirección en el navegador sigue diciendo /handovers.

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Dónde están

Las automatizaciones viven dentro de Embudos. Al entrar a Embudos verás a la izquierda el panel Explorador de Embudos; arriba de la lista de embudos están los accesos Auto-asignación y Automatizaciones. La dirección directa es https://app.relevantleads.io/dashboard/automatizaciones. En el celular ese panel se abre con el botón Explorador. También puedes abrir la búsqueda del menú superior (Cmd+J en Mac, Ctrl+J en Windows) y, sin escribir nada, elegir Automatizaciones en Navegación rápida. Cualquier persona de tu equipo puede crear, editar y activar automatizaciones, sin importar su rol ni tu plan. Solo dos cosas están reservadas a quien tiene rol de Owner o Admin: el botón Probar con un lead y las llaves de la API (ver Conecta tu sistema a Relevant).

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Cómo funciona una automatización

Cada automatización se arma en un lienzo con dos tipos de piezas:
  • Disparador: el “cuando”. Es lo que Relevant vigila. Toda automatización empieza con uno.
  • Acción: el “entonces”. Lo que Relevant hace cuando el disparador se cumple. Puedes encadenar varias acciones una tras otra.
Las piezas se arrastran desde el panel Nodos a la izquierda del lienzo y se conectan entre sí: al pasar el cursor por la parte de abajo de una pieza aparece un botón + desde el que arrastras la línea hasta la siguiente. Al hacer clic en cualquier pieza se abre a la derecha el panel Configuración, donde eliges qué hace exactamente y, si quieres, le cambias el Nombre del Paso. Además de esas dos, el panel Nodos tiene Nota (nota adhesiva), para dejar comentarios en el lienzo; no hace nada al correr. Las piezas Condición y Retraso ya no aparecen en el panel porque todavía no funcionan. Si una automatización tuya las tiene de antes, se sigue abriendo y guardando, pero al correr no hacen nada: la condición no filtra (corren las acciones de sus dos salidas) y el retraso no espera.

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Crea tu primera automatización

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Crea la automatización

En Automatizaciones haz clic en Crear y elige Nueva automatización (si todavía no tienes ninguna, la lista te lo dice, “Aún no tienes automatizaciones”, con el mismo botón). Escribe un nombre que describa lo que hace (por ejemplo “Descartar candidatos no aptos”) y haz clic en Guardar. Se abre el editor. La automatización nace apagada, con la etiqueta Borrador junto al nombre.
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Agrega el disparador

Arrastra la pieza Disparador al lienzo (en el lienzo se nombra “Disparador 1”, “Disparador 2”). En el panel de la derecha, bajo Configuración del Disparador, elige el Tipo de Disparador y completa lo que te pida (embudo, etapa, etiqueta, puntuación o nombre del evento, según el tipo). Abajo tienes el detalle de cada uno.
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Agrega la acción y conéctala

Arrastra la pieza Acción al lienzo. Pasa el cursor por la parte de abajo del disparador, toma el botón + y arrastra la línea hasta la acción. Con la acción seleccionada, en Configuración de Acción elige el Tipo de Acción y su configuración. Si quieres más acciones, repite este paso y conéctalas en fila.
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Guarda

Haz clic en Guardar (arriba a la derecha). El editor también guarda solo cada pocos cambios; junto al botón verás Guardado, Guardando… o Cambios sin guardar para que sepas en qué estado está.
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Actívala

Enciende el interruptor que está junto al nombre de la automatización. Verás el aviso Automatización activada y la etiqueta Borrador desaparece. Desde ese momento Relevant vigila el disparador.
Antes de activar una automatización sobre leads reales, revisa que el disparador y las acciones apunten al embudo correcto. Una vez activa, corre sobre cualquier lead que cumpla la condición, sin pedir confirmación.

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Los seis disparadores

Se cumple cuando un lead llega a una etapa concreta de un embudo. Configuras Embudo y Etapa.Se dispara cada vez que un lead entra a esa etapa, sea porque nace ahí o porque alguien lo mueve. Cuenta como “llegar”: un lead nuevo que entra por WhatsApp, por un formulario o widget, por la API de tu sistema, desde Nuevo lead, desde la extensión o desde un asistente de IA conectado; y un lead existente que alguien arrastra en el tablero, cambia de etapa desde el panel del lead, el chat o su asistente de IA, que mueve otra automatización o que la IA avanza al cumplir la meta de la etapa.
La única excepción son los contactos que cargas con el importador de CSV: sus leads no disparan este disparador al crearse, para que una importación de cientos de filas no dispare cientos de automatizaciones. Sí lo disparan después, cuando alguien los mueve de etapa.
Se cumple cuando la puntuación en estrellas de un lead cruza un nivel. Configuras Estrellas mínimas (de 1 a 5) y Dirección: Sube a este nivel o más, Baja a este nivel o menos o Cualquier cambio que cruce este nivel.Útil para avisar a un vendedor cuando un lead se calienta (por ejemplo, al llegar a 4 estrellas asignarlo a alguien y subirle la prioridad). Usa la puntuación que Relevant calcula con las reglas de Ajustes, sección Puntuación de Leads; si no tienes reglas configuradas, los leads no suben de estrellas y este disparador no se cumple.
Se cumple cuando la IA detecta que el ánimo de la conversación cambió. Configuras el Sentimiento: Negativo (lead molesto), Positivo (lead contento), Neutral o Cualquier cambio. Pedir una demostración, una cita o hablar con una persona no cuenta como negativo: es una intención, no enojo. Las palabras de escalado y prohibidas de Reglas de Seguridad tampoco pesan en el sentimiento.El caso típico es escalar leads molestos a un supervisor de forma automática (Negativo + Asignar Usuario + Cambiar Prioridad a Alta), o marcar como listos para cerrar a los que están contentos.
Se cumple cuando alguien le pone una etiqueta a un contacto. Configuras la Etiqueta (del catálogo de tu organización; puedes crearla ahí mismo con Crear etiqueta…) y el Embudo al que aplica.Las etiquetas son de la persona (el contacto), no del lead. Por eso la automatización pide un embudo: se ejecuta una vez por cada lead abierto que ese contacto tenga en ese embudo. Si el contacto no tiene ningún lead abierto ahí, no pasa nada.Cuenta como “asignar” ponerle la etiqueta desde el panel del lead (+ Agregar o + Nueva), desde la acción Etiquetar de la lista de Contactos o pidiéndoselo a un asistente de IA conectado. No cuenta cuando la etiqueta la pone una importación de contactos, una fusión de etiquetas u otra automatización; así se evita que dos automatizaciones se disparen entre sí sin fin. Volver a poner una etiqueta que el contacto ya tenía tampoco dispara nada.Ejemplo: en un embudo de reclutamiento, etiqueta “No apto” + acción Marcar como Perdido. Cada vez que alguien del equipo etiquete a un candidato, su tarjeta sale sola de la columna.
Se cumple cuando tu propio sistema (tu portal, tu tienda, tu app) le avisa a Relevant que pasó algo con un lead: un pago, una activación, una cancelación. Configuras el Nombre del evento y el Embudo.El nombre que escribas se convierte en una clave sin espacios ni mayúsculas (por ejemplo “pago recibido” se vuelve pago_recibido); esa clave es la que tu equipo técnico debe enviar tal cual. El botón Copiar junto a la clave te la deja lista para pasarla. Se ejecuta una vez por cada lead abierto del contacto en el embudo elegido; los leads cerrados no se tocan. Si tu sistema manda también el monto del lead con el evento, ese monto ya está guardado cuando corre la automatización: Marcar como Ganado cierra el lead con el monto nuevo y Monto del lead en Enviar plantilla usa el nuevo.Este disparador necesita que tu sistema esté conectado a Relevant con una llave de API, que se crea en Ajustes → API (el panel del disparador tiene el enlace Llave de API y documentación en Ajustes → API). La guía completa está en Conecta tu sistema a Relevant; para comprobar que funciona sin esperar a que tu sistema mande algo, usa el botón Probar con un lead (ver Probar una automatización de evento).
Se cumple cuando un lead perdido vuelve: te escribe de nuevo por WhatsApp y Relevant lo reabre en la etapa donde se cerró, o alguien de tu equipo lo reabre a mano con Reabrir lead o se lo pide a su asistente de IA conectado. Configuras el Embudo (opcional): si eliges uno, solo corre con los leads de ese embudo; con Cualquier embudo, con todos. No se elige etapa, porque el lead regresa a la etapa donde se cerró.No se cumple con los perdidos por Spam que escriben (no se reabren) ni con los ganados: un cliente que te escribe se queda como ganado. Y reabrir no cuenta como llegar a una etapa, así que Nuevo lead en etapa no se dispara. Qué pasa en cada caso, en Si un lead cerrado vuelve a escribir.Ejemplo: un lead que perdiste por “Timing incorrecto” te escribe dos meses después. Con Lead regresó (embudo Ventas) + Asignar Usuario (quien atiende a los que regresan) + Cambiar Prioridad (Alta) + Asignar Etiqueta (“Regresó”), el lead vuelve con responsable, con prioridad alta y con una etiqueta para encontrarlo con los filtros del tablero.

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Las siete acciones

Cambia el lead a la etapa que indiques. Configuras Embudo Destino y Etapa Destino. Puede ser una etapa del mismo embudo o de otro. Si la etapa destino tiene la IA apagada, la IA deja de responder a ese lead a partir de ahí.
Le pone al contacto la Etiqueta que elijas del catálogo de tu organización. Si la etiqueta todavía no existe, elige Crear etiqueta… al final de la lista, escribe el nombre y haz clic en Crear: queda creada y seleccionada.La etiqueta se guarda ligada a su identidad, no a su texto: si después la renombras desde Contactos, la automatización la sigue usando. Si la borras del catálogo, la acción no la vuelve a crear cuando corra; simplemente no se aplica y el registro de la ejecución lo indica.
Pone la Prioridad del lead en Baja, Media o Alta. Es la misma prioridad que ves en la tarjeta del tablero y por la que puedes filtrar.
Asigna el lead a la persona de tu equipo que elijas en Usuario. La persona lo verá como responsable en el tablero, el chat y Mi Día, y recibe el aviso Lead asignado por automatización igual que en una asignación manual: en la campana, por correo y en sus dispositivos, según su interruptor Lead asignado a ti de Notificaciones. En el chat queda la línea “Automatización “Nombre” asignó el lead a (persona)”. Si el lead ya estaba asignado a esa persona, no pasa nada. Si la persona ya no es miembro de la organización, no se asigna: en el chat queda “Automatización “Nombre” no pudo asignar el lead: “(persona)” ya no es miembro del equipo” y, en Probar con un lead, el resultado lo marca como Aviso.
Cierra el lead como ganado. La propia pantalla lo resume así: El lead pasa a la pestaña Ganados con la fecha de cierre. El monto no cambia. Si ya estaba cerrado, no pasa nada. No pide configuración.
Cierra el lead como perdido. Puedes elegir un Motivo de pérdida de la lista (Precio muy alto, Eligió competencia, No contestó / ghosting, No era buen fit, Presupuesto insuficiente, Timing incorrecto, Spam, Otro); con Otro aparece un campo para describirlo. Spam separa lo que nunca fue un lead de lo que se perdió por una razón comercial; combínalo con una etiqueta o con el disparador de sentimiento para limpiar el embudo solo. El lead pasa a la pestaña Perdidos con este motivo. Si ya estaba cerrado, no pasa nada.
Manda al lead un Mensaje de WhatsApp aprobado por Meta. Es la única acción que le habla al cliente: las otras seis cambian cosas dentro de Relevant. Solo acepta plantillas aprobadas, no texto libre, porque una automatización corre cuando corre: si pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del lead, WhatsApp solo deja entrar plantillas (La ventana de 24 horas).Al elegir la acción, en Plantilla aprobada seleccionas el Mensaje (si no tienes ninguno aprobado, el selector dice “No hay plantillas aprobadas”). Debajo aparece su texto y, en De dónde sale cada variable, un selector por cada variable de la plantilla: Nombre del contacto, Primer nombre del contacto, Empresa del contacto, Correo del contacto, Teléfono del contacto, Título del lead, Monto del lead, Dato del evento (payload) (escribes la clave, “por ejemplo monto”) o Texto fijo (escribes el texto “que va siempre”). Aquí no cuenta lo que elegiste en el menú ¿Qué dato va aquí? al crear el Mensaje: manda el origen que elijas en la acción. El interruptor de la automatización no se enciende hasta que cada variable tenga origen: verás “La acción “Enviar plantilla” no dice de dónde sale la variable {{1}}.” o ”… la variable {{2}} necesita la clave del payload.”.Dato del evento (payload) solo se puede usar cuando a la acción llegan únicamente disparadores Evento externo, porque solo ellos traen datos del evento. Si a la acción la conecta cualquier otro disparador, aunque también la conecte uno de evento, el editor marca “La acción “Enviar plantilla”: la variable {{1}} usa un dato del evento, y el dato del evento solo existe cuando el disparador es un evento externo. Elige otro origen o usa el disparador “Evento externo”.” y el interruptor no se enciende.Entre el texto de la plantilla y los orígenes de las variables está la casilla No enviar si el lead ya escribió (“Si el lead mandó un mensaje en las últimas 24 horas, la plantilla no se manda y queda una línea en el chat. Apagada, se manda siempre.”). Viene apagada. Encendida, Relevant mira cuándo fue el último mensaje de WhatsApp que mandó ese lead: si fue hace menos de 24 horas, la plantilla no sale. Lo revisa dos veces, cuando corre la automatización y otra vez justo antes de enviar, porque entre una y otra pueden pasar hasta dos minutos. En el chat queda la línea “Automatización “Nombre” no envió la plantilla «Nombre de la plantilla»: el lead ya escribió (hace N min) y la acción tiene “No enviar si el lead ya escribió"". No se cobra y nadie recibe aviso, porque no hay nada que arreglar: la casilla hizo su trabajo.Márcala en las plantillas de primer contacto, como una bienvenida con Nuevo lead en etapa. Un lead que llega por WhatsApp entra a la etapa con su primer mensaje ya escrito, y la IA o tu equipo ya le están contestando; sin la casilla, además le llegaría la bienvenida pensada para quien todavía no te ha escrito, como quien llega por un formulario. Déjala apagada cuando la plantilla deba salir aunque el lead esté conversando, como la confirmación de un pago.Qué pasa al correr:
  • Se envía en cuanto corre la automatización cuando la dispara un Evento externo. Con Nuevo lead en etapa, Etiqueta asignada, Puntuación alcanzada, Cambio de Sentimiento o Lead regresó el mensaje sale por un proceso que corre cada dos minutos: mueve un lead de etapa y el mensaje llega en el transcurso de esos dos minutos, no al instante.
  • Si a una variable le falta el valor, no se manda. Por ejemplo, el evento no trajo la clave que pediste, el contacto no tiene empresa o el monto del lead está en 0 (un monto de 0 cuenta como vacío). En el chat queda la línea “Automatización “Nombre” no envió la plantilla «Nombre de la plantilla»: falta el valor de {{3}} (Monto de compra: el dato «monto» del evento)” y la persona responsable del lead recibe un aviso (abajo). Es a propósito: mejor no mandar que mandar un mensaje con huecos. Corrige el origen de la variable o lo que manda tu sistema.
  • Tiene costo. Cada plantilla entregada se cobra como un mensaje de difusión, $1.20 MXN, fuera de los mensajes incluidos en tu plan, igual que las difusiones y las secuencias de seguimiento (Planes, mensajes y excedentes). Se cobra por entrega, no por envío: un mensaje que WhatsApp no entrega no se cobra. En la práctica el cargo aparece en Plan y Uso en cuanto el mensaje sale y se devuelve cuando WhatsApp reporta que no llegó; si revisas tu consumo en ese intervalo verás el cargo, no es un cobro de más. Veinte automatizaciones que mandan plantillas son veinte cobros por lead si las veinte se entregan.
  • Desde un asistente de IA, primero se pregunta. Si alguien le pide a su asistente de IA conectado un cambio que haría correr una automatización con Enviar plantilla, Relevant no hace el cambio hasta que esa persona acepta que salga el mensaje (Conecta Relevant a tu asistente de IA).
  • En el chat se distingue: el mensaje aparece rotulado Automatización, con el icono de rayo, no como Asistente IA ni como una persona. Cuando sale, queda la línea “Automatización “Nombre” envió la plantilla «Nombre de la plantilla»”.
  • Solo los flujos que arrancan por Evento externo traen datos del evento; por eso el editor no deja usar Dato del evento (payload) con otros disparadores (arriba). Con ellos, usa datos del contacto, del lead o texto fijo.
  • Si la plantilla dejó de estar aprobada o se borró, o el contacto no tiene teléfono, no se manda, el chat lo dice (“no envió el mensaje: la plantilla «X» no está aprobada”, “el contacto no tiene teléfono”) y la persona responsable del lead recibe un aviso. Si en ese momento tu cuenta no puede hacer difusiones (sin tarjeta registrada, un cobro fallido, la suscripción vencida o el tope de difusiones de la prueba), Relevant lo reintenta en las siguientes corridas; después de cinco intentos deja “no pudo enviar el mensaje después de 5 intentos: sin capacidad de difusión (…)”.
  • El aviso a la persona responsable: cuando la plantilla no sale por algo que hay que arreglar (una variable sin valor, la plantilla ya no está aprobada o se borró, o el contacto no tiene teléfono), además de la línea en el chat, la persona responsable del lead recibe el aviso Una automatización no le escribió a un lead tuyo, en la campana y en sus dispositivos, sin correo; al tocarlo se abre el chat del lead. Si el lead no tiene responsable, o esa persona ya no está en el equipo, les llega a Owner y Admin como Una automatización no le escribió a un lead sin asignar. En los dispositivos llega con el interruptor Un lead tuyo te escribió (Notificaciones en tus dispositivos). Cuando la plantilla no sale a propósito (el contacto pidió no recibir mensajes, su número está bloqueado o la casilla No enviar si el lead ya escribió la detuvo), solo queda la línea en el chat, sin aviso.

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Activar, apagar y guardar

  • Interruptor: está junto al nombre de la automatización en el editor y en la columna Estado de la lista. Al cambiarlo verás Automatización activada o Automatización detenida. En la lista, el icono de rayo se pinta en verde cuando está activa.
  • No se puede activar: si el interruptor está deshabilitado, pasa el cursor por encima: verás la lista de lo que falta. Los motivos más comunes son que no hay disparador (La automatización debe tener un disparador.), que al disparador le falta embudo, etapa, etiqueta o nombre de evento, que una acción está sin configurar, o que una pieza quedó sin conectar (El nodo ”…” está desconectado.). Corrige y vuelve a intentar.
  • Guardar con errores: si guardas una automatización activa que tiene errores, Relevant la apaga sola por seguridad y te avisa con Guardado como BORRADOR. Corrige los errores para poder activarlo. En la cabecera queda Guardado como borrador hasta que la arregles y la vuelvas a encender.
  • Duplicar: en el menú de la fila. Crea una copia apagada con el mismo disparador y el mismo flujo, en la misma carpeta, y abre su editor; verás “Automatización duplicada (apagada). Revisa el disparador antes de encenderla.”
  • Papelera: desde el menú de la fila en la lista puedes Editar, Duplicar, Mover (a una carpeta) o Eliminar. Eliminar la manda a la Papelera y la apaga; ahí puedes Restaurar o Eliminar definitivamente. Una automatización en la papelera no se puede activar.

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Cómo saber si corrió

  • Columna Ejecuciones: en la lista de automatizaciones, cada fila muestra cuántas veces ha corrido y, debajo, Última hace N (por ejemplo “Última hace 3 minutos”) con la fecha exacta al pasar el cursor. Sube con cada ejecución. Puedes ordenar por esa columna para ver cuáles trabajan más.
  • Rastro en el chat del lead: las acciones Marcar como Ganado y Marcar como Perdido dejan un mensaje de sistema en la conversación (“Automatización “Nombre” marcó el lead como ganado” o ”… como perdido: motivo”), y el disparador Evento externo deja “Evento recibido de …: nombre_del_evento”. Asignar también escribe: “Automatización “Nombre” asignó el lead a (persona)” o, si la persona ya no está en el equipo, ”… no pudo asignar el lead”. Enviar plantilla deja el mensaje mismo, rotulado Automatización, y una línea con lo que pasó (“envió la plantilla «X»” o “no envió la plantilla «X»: falta el valor de …”). Mover de etapa, etiquetar y cambiar prioridad no escriben en el chat; su efecto lo ves directo en la tarjeta y en el panel del lead.
  • Probar con un lead: solo para el disparador Evento externo. Ejecuta la automatización sobre un lead que elijas y te dice con palabras qué pasó. Guía completa en Probar una automatización de evento.

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Cuatro automatizaciones que se arman en dos minutos

  • Descartar candidatos con un clic: disparador Etiqueta asignada (etiqueta “No apto”, embudo Vacantes) + acción Marcar como Perdido (motivo No era buen fit). El reclutador etiqueta y la tarjeta se archiva sola.
  • Escalar leads molestos: disparador Cambio de Sentimiento (Negativo) + Asignar Usuario (supervisor) + Cambiar Prioridad (Alta).
  • Cerrar cuando el cliente paga: disparador Evento externo (pago_recibido, embudo Ventas) + Mover a etapa (etapa Cliente) + Marcar como Ganado. Requiere conectar tu sistema.
  • Confirmar un pago por WhatsApp: disparador Evento externo (pago_recibido) + Enviar plantilla (una plantilla aprobada “Recibimos tu pago de {{1}}” con {{1}} = Dato del evento (payload), clave monto) + Marcar como Ganado. El lead recibe la confirmación aunque haya escrito por última vez hace días.

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Preguntas frecuentes

No. Las automatizaciones reaccionan a cambios que ocurren después de activarlas: un lead que ya estaba en la etapa no se toca hasta que vuelva a entrar a ella.
Sí, en un caso: si una automatización mueve un lead a una etapa que otra automatización vigila con Nuevo lead en etapa, la segunda también corre. En cambio, las etiquetas que pone una automatización no disparan Etiqueta asignada en ninguna otra; así no se forman ciclos.
Sí. En la lista puedes crear carpetas con Crear y Nueva carpeta (dentro de una carpeta, la opción se llama Nueva subcarpeta), mover automatizaciones entre carpetas con Mover, buscarlas por nombre y filtrar por propietario. El panel Explorador de Automatizaciones a la izquierda muestra el árbol de carpetas.
Al dar de baja a alguien del equipo, Relevant te muestra cuántas automatizaciones tiene a su cargo y las transfiere a quien elijas; la acción Asignar Usuario de una automatización que apuntaba a esa persona debes actualizarla a mano. Mientras no lo hagas, la automatización no le asigna nada ni falla en silencio: deja en el chat la línea “no pudo asignar el lead: (persona) ya no es miembro del equipo” y, si la pruebas con un lead, el resultado trae el Aviso. Lo mismo aplica si la persona elimina su propia cuenta: sus automatizaciones pasan al propietario de la organización.
Porque no es una sección del menú principal: está dentro de Embudos, en el panel Explorador de Embudos. En el celular, entra a Embudos y toca Explorador.
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