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Si tu negocio ya tiene un sistema propio donde la gente se registra o compra (un portal, una tienda en línea, una app, un ERP), puedes conectarlo con Relevant para dos cosas:
  • Que los registros de tu plataforma caigan solos al CRM. Cada persona que se registra en tu sistema aparece en el embudo y la etapa que tú decidas, marcada con un origen propio (por ejemplo “Registro web”) para que sepas de dónde vino.
  • Que el CRM se entere cuando algo pasa. Cuando esa persona paga, activa su cuenta o cancela, tu sistema le avisa a Relevant y una automatización hace lo que corresponda: moverla a la etapa Cliente, marcarla como ganada, etiquetarla.
La parte de Relevant la haces tú desde Ajustes, sin código. La parte de tu sistema la hace la persona técnica que lo maneja; a ella le vas a pasar una llave y un link. No hace falta que entiendas cómo funciona por dentro.
Recibir leads y eventos desde tu sistema está disponible en todos los planes, igual que los formularios y widgets de Captación. Necesitas rol de Owner o Admin para crear las llaves.

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Lo que necesitas

  • Rol de Owner o Admin en Relevant.
  • Tener claro a qué embudo y etapa quieres que lleguen esos leads. Si todavía no tienes el embudo, créalo primero.
  • Alguien de tu lado que pueda modificar tu sistema (tu desarrollador, tu agencia, quien te hizo la página). Esa persona va a necesitar la llave que crees aquí y la Referencia de la API de Relevant.

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Paso 1: crea la llave

Una llave es la contraseña con la que tu sistema se identifica ante Relevant. Cada sistema que conectes debería tener su propia llave: así puedes darle a cada uno su embudo, su origen, y apagar uno sin afectar a los demás.
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Entra a Integraciones

Ve a Ajustes, sección Integraciones. En la lista de la izquierda, bajo Conexión de sistemas, haz clic en API de leads.
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Nueva llave

Haz clic en Nueva llave. Se abre la ventana Nueva llave de API.
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Ponle nombre

En Nombre escribe algo que identifique al sistema que la va a usar, como en el ejemplo de la pantalla: “Registro del portal”. Ese nombre aparece después en la lista de llaves y en el chat de cada lead que entre por ahí.
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Elige a dónde llegan los leads

En Embudo destino elige el embudo. En Etapa destino elige la etapa; si la dejas en Primera etapa del embudo, caen en la primera columna. Si eliges Sin embudo (solo contacto), la persona se guarda en Contactos pero no aparece ninguna tarjeta en el tablero; úsalo solo si de verdad no quieres darle seguimiento como lead.
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Nombra el origen y dale color

En Origen de los leads escribe cómo quieres ver a estos leads en tus reportes: “Registro web”, “Pedido”, “App”. Si lo dejas vacío se llaman “Registro externo”. Debajo elige un color de la paleta; la pastilla de vista previa te muestra cómo se verá. Más abajo te explicamos por qué importa.
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Crear llave

Haz clic en Crear llave. Se abre la ventana Guarda tu llave ahora con la llave completa (empieza con rk_live_). Haz clic en el botón de copiar (verás el aviso Llave copiada) y guárdala en un lugar seguro antes de cerrar con Ya la guardé.
La llave se muestra una sola vez. Como dice la propia ventana: “Es la única vez que se muestra completa. Si la pierdes, revócala y crea otra.” Después de cerrar, en la lista solo verás sus primeros caracteres. Si no la copiaste, no hay forma de recuperarla: crea una nueva y revoca la anterior.

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Qué es el origen y por qué ponerle nombre y color

Todo lead en Relevant tiene un origen: WhatsApp, WhatsApp Ads, Formulario, Widget, Importación, Manual. Los leads que entran por una llave llevan el origen que le pusiste a esa llave. Lo vas a ver:
  • En la lista de Contactos, como una pastilla con ese nombre y ese color junto a cada persona.
  • En Atribución (dentro de Contactos), como un filtro y una barra con su color, para comparar cuántos leads te trae tu sistema contra WhatsApp o tus formularios.
  • En el resumen de Inicio, en la gráfica de leads por origen.
Dos detalles prácticos:
  • El nombre agrupa. Si creas dos llaves con el mismo texto de origen (por ejemplo dos sistemas que ambos son “Registro web”), Relevant las cuenta como un solo origen en todos los reportes. Si quieres distinguirlas, ponles nombres distintos.
  • El color es para reconocerlo de un vistazo. Evita el verde de WhatsApp, para que en las gráficas no se confunda con los leads que llegan por chat.
Ponle al origen el nombre con el que tu equipo ya habla de ese canal. Si en la oficina dicen “los del portal”, el origen se llama “Portal”.

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Paso 2: pásale la llave a tu equipo técnico

Manda a la persona que maneja tu sistema dos cosas:
  1. La llave que copiaste (por un canal seguro, no por WhatsApp abierto ni en un correo que se reenvíe).
  2. El link a la Referencia de la API de Relevant. Ahí está todo lo que necesita: cómo mandar cada registro y cómo avisar de un evento.
Un consejo que vale la pena transmitirle: que en cada registro mande el identificador que esa persona tiene en su sistema (en la referencia se llama external_id). Con eso Relevant reconoce a la misma persona aunque se registre dos veces, y es lo que permite después avisar “esta persona pagó” sin confusiones. Sabrás que ya conectó cuando en la lista de llaves la línea Último uso deje de decir Nunca y aparezcan los primeros leads en tu embudo.

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Paso 3: que Relevant se entere cuando algo pasa

Este paso es opcional. Sirve cuando en tu sistema pasan cosas que deberían mover al lead en el CRM: pagó, activó su cuenta, firmó, canceló. Se arma con una automatización que escucha un Evento externo.
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Crea la automatización

Ve a Automatizaciones (dentro de Embudos, en el panel Explorador de Embudos). Haz clic en Crear, luego Nueva automatización, ponle nombre (por ejemplo “Cliente que paga”) y Guardar.
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Elige el disparador Evento externo

Arrastra la pieza Disparador al lienzo. En Tipo de Disparador elige Evento externo. En Nombre del evento escribe qué pasa, en tus palabras: “pago recibido”. Relevant lo convierte en una clave sin espacios ni mayúsculas (pago_recibido); esa clave es la que tu sistema debe mandar. Con el botón Copiar te la llevas para pasársela a tu equipo técnico. En Embudo elige el embudo donde están esos leads.
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Agrega lo que debe pasar

Arrastra una pieza Acción, conéctala desde el + del disparador y elige qué hacer: por ejemplo Mover a etapa a la etapa “Cliente” y, en otra acción encadenada, Marcar como Ganado. Las seis acciones disponibles están explicadas en Automatizaciones.
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Guarda, activa y prueba

Haz clic en Guardar y enciende el interruptor junto al nombre. Antes de que tu sistema mande nada, usa el botón Probar con un lead que está al final del panel del disparador: ejecuta la automatización sobre un lead que elijas y te dice con palabras qué pasó. La guía está en Probar una automatización de evento.
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Pásale el nombre del evento a tu equipo técnico

Dile qué clave debe mandar (pago_recibido) y en qué momento. En la referencia técnica viene cómo se envía.
Para que un evento haga algo, la persona ya debe existir en Relevant como lead abierto en ese embudo (normalmente porque entró antes por la misma llave). El evento solo toca leads abiertos: si el lead ya está ganado o perdido, Relevant lo registra pero no ejecuta nada.

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Qué ves en Relevant después

  • Cada registro aparece como tarjeta en el embudo y la etapa que elegiste, con el origen de la llave; si tienes una automatización con Nuevo lead en etapa sobre esa etapa, corre en ese momento. Si tu sistema manda datos extra (el plan que eligió, su empresa), los ves en el chat del lead como una nota de sistema que empieza con “Datos del registro (nombre de tu llave)”. Las reglas de auto-asignación aplican igual que para cualquier lead nuevo.
  • Cada evento deja en el chat del lead un mensaje de sistema “Evento recibido de (nombre de tu llave): pago_recibido”, ejecuta las automatizaciones que lo escuchan y le manda una notificación en la campana a la persona responsable del lead después de que corrieron: si una automatización lo asigna a alguien, el aviso le llega a esa persona. En la lista de automatizaciones, la columna Ejecuciones sube.

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Administrar tus llaves

En API de leads verás dos bloques: Activas y, si las hay, Revocadas. Cada fila muestra el nombre, los primeros caracteres de la llave, la pastilla de origen, el embudo y etapa destino, y Último uso.
  • Revocar: haz clic en Revocar en la fila. El navegador te pide confirmar con el aviso “Las integraciones que la usen dejarán de funcionar de inmediato”. Al confirmar, la llave deja de servir al instante y pasa al bloque Revocadas. Hazlo si sospechas que se filtró o si dejaste de usar ese sistema.
  • Editar: haz clic en Editar en la fila. Se abre Editar llave · (primeros caracteres)… con el mismo formulario que al crearla: nombre, Embudo destino, Etapa destino, Origen de los leads y color. Haz clic en Guardar cambios; verás “Llave actualizada”. La llave sigue siendo la misma, así que tu sistema no se toca. El nombre y el color del origen nuevos se ven también en los leads que ya entraron con esa llave.

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Preguntas frecuentes

Relevant la reconoce (por el identificador de tu sistema o, si no lo mandan, por el teléfono) y no crea otra persona ni otra tarjeta mientras su lead siga abierto en ese embudo. Si su lead anterior ya se cerró como ganado o perdido, entonces sí se crea una tarjeta nueva, porque es una oportunidad nueva.
Sí, pasan por el mismo orden que cualquier lead nuevo: reglas, responsable de la etapa, responsable del embudo. Ten en cuenta que el origen de tu llave no aparece en la lista de fuentes de las reglas; para repartirlos usa una regla sin condición de fuente o una regla por embudo.
Sí. Un lead que entra por tu llave directo a una etapa dispara en ese momento las automatizaciones con Nuevo lead en etapa que vigilen esa etapa, igual que si alguien lo hubiera movido ahí. Si además quieres actuar cuando pase algo después (un pago, una activación), usa Evento externo.
Sí. Conectar tu sistema para recibir leads y eventos está disponible en todos los planes. Lo que en la página de precios aparece como “Acceso a la API (próximamente)” es otra cosa: la API completa para consultar y sacar datos de Relevant desde fuera, que todavía no existe.
Sí, las que necesites. Lo recomendable es una por sistema. Recuerda que dos llaves con el mismo texto de origen cuentan como un solo origen en los reportes.
La sección solo aparece para quien tiene rol de Owner o Admin. Pide a quien administra la cuenta que cree la llave o que te asigne ese rol.
¿Necesitas ayuda? Escríbenos a soporte@relevantleads.io y con gusto te apoyamos.