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Con las reglas de asignación automática, cada lead nuevo que entra se reparte solo entre tu equipo, sin que tengas que hacerlo a mano. Puedes repartir por turnos, darle más leads a quien esté más libre, o mandar cada fuente a una persona específica.
Esta función está disponible para administradores y dueños de la cuenta. La encuentras en Embudos, en el panel Explorador de Embudos, sección Auto-asignación.

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¿Cómo decide Relevant a quién asignar?

Cuando entra un lead nuevo, Relevant revisa en este orden:
1

¿Alguien lo asignó a mano?

Si tú ya asignaste ese lead a alguien, se respeta y no se toca.
2

¿Aplica alguna regla de asignación?

Se revisan tus reglas en orden de prioridad. La primera que coincida con el lead, gana.
3

¿La etapa tiene un responsable?

Si no aplicó ninguna regla, se usa el responsable de la etapa del embudo (si lo configuraste).
4

¿El embudo tiene un responsable por defecto?

Si tampoco, se usa el responsable por defecto del embudo.
Si nada de lo anterior aplica, el lead queda sin asignar para que alguien lo tome.

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Crear una regla

En la sección de Auto-asignación, crea una regla nueva. Cada regla tiene dos partes: cuándo aplica y a quién se asigna.

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1. ¿Cuándo aplica? (condiciones)

Aquí defines qué leads entran a esta regla. Puedes acotar por:
  • Fuente: de dónde llegó el lead (WhatsApp directo, WhatsApp Ads, Formulario, Widget, Importación, vCard, Manual). Si eliges Formulario o Widget, puedes apuntar a uno específico.
  • Anuncio (CTWA): si el lead llegó de un anuncio de WhatsApp específico; se indica con el ID del anuncio de Meta.
  • Embudo: para que la regla solo aplique a leads de cierto embudo.
  • Horario / Día: para repartir distinto según el momento (por ejemplo, leads de fin de semana a otra persona). El horario se evalúa en hora de México.
Dos casos que no pasan por la condición de Fuente: los contactos que cargas con el importador de CSV no usan estas reglas (se asignan a quien elijas en el propio importador), y los leads que entran por la API de leads sí usan las reglas, pero su fuente es el origen de tu llave y no aparece en la lista; para repartirlos usa una regla sin condición de Fuente o una regla por Embudo.
Si no pones condiciones, la regla aplica a todos los leads. Úsalo para una regla general, y pon las reglas más específicas arriba en la lista para que ganen primero.

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2. ¿A quién se asigna? (método)

Eliges cómo se reparte entre las personas que selecciones:
  • Por rotación: reparte por turnos, en orden, entre las personas que elijas.
  • Balanceo por carga: se lo da a quien tenga menos leads abiertos en ese momento.
  • Ponderado: reparte por porcentajes (por ejemplo, 70% a una persona y 30% a otra).
  • Una persona: todos los leads que caen en esta regla se asignan a la persona que elijas.
El orden de las reglas importa. Relevant usa la primera regla que coincida con el lead. Si tienes una regla general que aplica a todo hasta arriba, las reglas más específicas de abajo nunca se van a usar. Acomoda las específicas primero.

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Preguntas frecuentes

Sí. Las reglas se aplican en el momento en que se crea el lead y no cambian leads que ya existían. El responsable de etapa es distinto: actúa cada vez que un lead se mueve a esa etapa, aunque ya tuviera responsable, y le avisa a la nueva persona con la notificación “Lead asignado automáticamente” en la campana, por correo y en sus dispositivos (según su interruptor Lead asignado a ti).
Sí: en la campana de la app, por correo y, si los activó, en sus dispositivos. Lo controla su interruptor Lead asignado a ti en Ajustes, sección Notificaciones (Notificaciones en tus dispositivos).
No se le asigna nada. Si una regla, el responsable de una etapa o el responsable por defecto del embudo apuntan a alguien que ya no es miembro de la organización, Relevant no hace la asignación y el lead queda sin responsable (o con el que ya tenía). Actualiza la regla o la etapa para que apunte a alguien del equipo.
Sí. Puedes tener todas las que necesites y ordenarlas por prioridad. Se revisan de arriba hacia abajo y gana la primera que coincida.
Se usa el responsable de la etapa o el del embudo por defecto. Si no configuraste ninguno, el lead queda sin asignar para que alguien lo tome.
Al dar de baja a un miembro desde Ajustes, Equipo, Relevant te muestra cuántas etapas con auto-asignación y cuántos embudos con responsable por defecto tenía, y los pasa a la persona que elijas (ver Roles, permisos y gestión del equipo). Lo que no se actualiza solo son las reglas de esta pantalla: si una regla repartía a esa persona, edítala para quitarla.
¿Necesitas ayuda? Escríbenos a soporte@relevantleads.io y con gusto te apoyamos.